帳簿書類等の保存期間

2012年3月13日 更新

1 帳簿書類等の保存期間

会社は、帳簿を備え付けて取引を記帳するとともに、書類(帳簿と合わせ て「帳簿書類」という)を一定期間保存しなければなりません。具体的には、その事業年度の確定申告書の提出期限から7年間の保存義務があります。これら は、税務調査を受ける場合や取引の内容を調べるときのため、きちんと整理して保存しておく必要があります。

また、法人が、取引情報の授受を電磁的方式によって行う電子取引をした場合には、原則としてその電磁的記録(電子データ)をその事業年度の確定申告書の提出期限から7年間保存する必要があります。

ただし、その電磁的記録を出力した紙によって保存しているときには、電磁的記録を保存する必要はありません。

(注) 例えば「帳簿」には、総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳などがあり、また、「書類」には、棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書などがあります。

2 帳簿書類の保存方法

帳 簿書類の保存方法は、紙による保存が原則となります。パソコンで作成した帳簿書類も原則としてアウトプットした紙により保存する必要があります。ただ し、保存期間の最後の2年間に当たる6年目及び7年目の帳簿書類は、一定の要件を満たすマイクロフィルムにより保存することができます(一定の基準を満た すマイクロフィルムリーダーまたはマイクロフィルムリーダプリンターも設置する必要があります)。

3 電子取引をした場合の電磁的記録の保存方法

法人が電子取引をした場合には、その電子取引に係る電磁的記録を、一定の要件を満たす方法により保存する必要があります。

(法法126、150の2、法規59、66、67)

4 会社法上の帳簿書類の保存期間

会 社法432条では、会計帳簿および事業に関する重要書類(総勘定元帳、各種補助簿、株式申込簿、株式割当簿、株式台帳、株式名義書換簿、、配当簿、印鑑簿 など)を10年間保存することを定めています。会社法435条は、計算書類及び事業報告並びにこれらの附属明細書の保存期間を10年間としています。これ ら以外のもの、例えば領収書や請求書などの 書類については税法で定める7年間保存する必要があります。

(なお、決算書、申告書、定款、登記関連書類、免許許可関連書類、不動産関連書類、その他重要な契約書、申請願、届出書等については、たとえ保存期間が過ぎても、重要書類として永久保存すべきものと思われます。)

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